‘Met grip op je werkdag creëer je ook ruimte om vooruit te kijken’

Veel professionals hebben het gevoel dat het water ze over de schoenen loopt. Met de juiste technieken schep je overzicht en structuur in de dagelijkse werkzaamheden, zegt productiviteitsexpert Arjan Broere. ‘Je doet in feite hetzelfde als bij triage: dat wel, dat niet.’

Druk-druk-druk is voor een enkeling misschien iets om trots op te zijn, maar veel professionals krijgen buikpijn van de onophoudelijke stroom deadlines, projecten en onderbrekingen, waar ze dagelijks tegenin moeten zwemmen. In veel omgevingen waar de druk hoog is schreeuwt alles om aandacht, zodat je eigenlijk nergens werkelijk aandacht aan kunt besteden. Het resultaat: je hebt voortdurend het gevoel dat je tekortschiet.

Aandacht vragen

Hoe bied je het hoofd aan die maalstroom? De oplossing is in ieder geval niet: nóg harder werken, weet productiviteitsexpert Arjan Broere. Dan blijf je alleen maar reageren op alles wat er dagelijks op je afkomt, en dat verandert niets aan het structurele probleem. “Natuurlijk zijn er bijvoorbeeld in de zorg altijd zaken die acuut om aandacht vragen,” aldus Broere. “Artsen en verpleegkundigen moeten soms letterlijk levensreddend werk doen. Maar er zijn ook veel kenniswerkers in de zorg die een belangrijk deel van hun dag alleen maar bezig zijn met het beantwoorden van mails en ad-hoc vragen. Het is niet efficiënt, want hun aandacht is voortdurend versnipperd, maar het is ook niet bevredigend: ze zijn heel erg druk, maar tegelijkertijd zijn ze in hun hoofd voortdurend bezig met alles waar ze niet aan toe komen.”

Een eerste mentale stap is volgens Broere de erkenning dat je mogelijkheden nu eenmaal beperkt zijn. “Professionals willen altijd méér doen. Het zou al helpen dat je inziet dat sommige eisen die je aan jezelf stelt niet realistisch zijn. Je kunt het spel nu eenmaal niet altijd ‘winnen’. Zelf krijg ik ook heus niet alles af wat ik af zou willen maken.”

Behapbaar

Onderdeel van die meer ‘bescheiden’ insteek is ook dat je accepteert dat er een heleboel zaken zijn waar je geen invloed op hebt, aldus Broere. “In de zorg heeft men natuurlijk te maken met de gevolgen van de vergrijzing, met personeelstekorten, enzovoorts. Dat zijn allemaal ontwikkelingen waar je als individuele professional niet veel aan kunt doen. Maar je kunt wel kiezen hoe je omgaat met de druk die dat met zich meebrengt. Begin je elke dag gewoon met wat zich als eerste aandient, en ga je vervolgens het ene brandje na het andere blussen? Of kies je bijvoorbeeld voor een gezamenlijke dagstart? Dat lost niet per se dingen op, maar zo’n moment van reflectie kan wel duidelijk maken wat je stress oplevert, en hoe je een bepaalde opgave behapbaar kunt maken.”

Toch komen veel professionals door ‘drukte’ niet eens toe aan de – volgens Broere – meest effectieve methode voor rust in je hoofd: overzicht creëren. “Maak gewoon een lijst van alle taken en projecten die om aandacht vragen, en ga vervolgens prioriteren,” zegt Broere. “Kijk daarbij niet naar wat zich het meest aan je opdringt, maar naar wat belangrijk is en wat minder belangrijk de komende dagen, weken en maanden. Door de belangrijke zaken veilig te stellen kun je veel beter focussen en keuzes maken. Je zegt bijvoorbeeld tegen jezelf: ik wil vandaag die presentatie afmaken, maar dat betekent óók dat ik niet spontaan kan aanschuiven bij de vergadering. Natuurlijk vindt men het met name in de zorg soms moeilijk om ‘nee’ te zeggen, maar in feite doe je bij iets als triage hetzelfde: dat wel, dat niet.”

Systematisch vastleggen

Broere baseert zich in zijn advieswerk voor een belangrijk deel op het gedachtengoed van David Allen, die met zijn boek Getting Things Done uit 2001 wereldwijd een miljoenenpubliek bereikte. Als gecertificeerd GTD-trainer helpt Broere professionals om hun taken, verantwoordelijkheden en projecten beter te organiseren, zodat ze minder stress ervaren en hun werk effectiever kunnen uitvoeren. Cruciaal daarbij is het systematisch vastleggen van alles wat je moet doen of onthouden, zodat je je kunt concentreren op de taak die voor je ligt. Schrijf alles op, kortom, want zoals David Allen zelf altijd zegt: je hoofd is een shitty office.

GTD kan wel eens botsen met de cultuur in sommige organisaties, erkent Broere. “De taal van bijvoorbeeld de zakelijke dienstverlening is eigenlijk dezelfde als die van Getting Things Done,” zegt hij. “Maar bij, zeg, de jeugdzorg of in een team van verpleegkundigen zijn professionals veel minder gewend om met elkaar te praten in termen van – bijvoorbeeld – harde afspraken of next actions, waar GTD de nadruk op legt. En dat is wel eens jammer, want de tools van GTD kunnen ook voor dat soort organisaties heel nuttig zijn.”

Praktisch perspectief

Dat laatste blijkt overigens wel uit de praktijk: Getting Things Done is de afgelopen jaren wereldwijd één van de meest succesvolle methodes geweest om individuen en organisaties effectiever te maken. Dat heeft volgens Broere voor een belangrijk deel te maken met het praktische perspectief van GTD. Geen grote vergezichten maar concrete handvatten, waarmee je het dagelijkse werk kunt managen en niet verzuipt in alles wat ‘moet’. Broere: “Het gaat over beslisschema’s die je helpen bij het verwerken van e-mail, over een dagstart en een dagsluiting van een paar minuten, over het maken van een overzichtelijke takenlijst… En door dat ‘alledaagse’ krijgt GTD uiteindelijk ook weer een reflectief karakter. Want door grip te krijgen op je werkdag, creëer je ook ruimte om vooruit te kijken: wat wil ik de komende week bereiken, of de komende maand, of de komende jaren?”

Door te focussen op dat wat aandacht verdient, gaat niet alleen het individu maar ook het team als geheel beter functioneren, denkt Broere. “Wat is voor ons haalbaar en wat niet? Wat is nu belangrijk, en waar willen we staan over een week of een maand? Natuurlijk is het werk in de zorg nooit ‘af’. Maar als je de gezamenlijke prioriteiten op orde hebt, kun je aan het eind van de werkdag toch tevreden zijn over wat je als team hebt gepresteerd.”

Tekst: Johan Faber voor De Academie.

Meer weten?
Arjan Broere zal spreken op de Masterclass Sturen op Focus. Bekijk de actuele startdata.

Nieuws en achtergronden