‘Door een mind dump kun je prioriteiten stellen’

Met Getting Things Done bedacht David Allen een wereldwijde succesformule voor de verhoging van persoonlijke productiviteit. Kortgeleden lanceerde hij de langverwachte opvolger: een methode om ook teams productiever te maken. ‘Als je geen overzicht hebt, zul je altijd overcommitted zijn.’

Eerst was er het boek. In Getting Things Done, verschenen in 2001, ontvouwde de Amerikaanse organisatie-expert David Allen een door hem ontwikkelde methode waarmee professionals hun productiviteit enorm zouden kunnen verhogen. Tot verbazing van Allen zelf, die op dat moment al een lange en kleurrijke loopbaan achter de rug had, bleek het een enorme bestseller, met wereldwijd miljoenen verkochte exemplaren. Inmiddels is de GTD-methode uitgegroeid tot een succesvolle franchise voor training en coaching, die in tientallen landen is uitgerold.

Team-dimensie

“Sommige senior professionals die een GTD-training hebben gedaan zijn in staat om de cultuur van hun organisatie te infecteren met hun gedrag,” zegt Allen. “Maar in de loop der tijd kwamen we ook veel mensen tegen die zeiden: ik zou willen dat iedereen in mijn omgeving GTD begreep; dat zou het leven een stuk makkelijker maken. Die team-dimensie ontbrak nog in de oorspronkelijke methode. Ons nieuwe boek, Getting Things Done with others [Allen schreef het met GTD-franchisenemer Edward Lamont] is dus een logisch vervolg. De achterliggende gedachte is in wezen simpel: je kunt heel goede voetballers hebben, maar als ze de werking van een team niet begrijpen zullen ze hun wedstrijden verliezen.”

De oorspronkelijke GTD-methode helpt mensen om hun taken, verantwoordelijkheden en projecten beter te organiseren, zodat ze minder stress ervaren en hun werk effectiever kunnen uitvoeren.

Het idee is dat je met GTD ‘mentale ruimte’ creëert door alles wat je moet doen of onthouden systematisch vast te leggen. Hierdoor kun je je concentreren op het uitvoeren van taken, in plaats van je zorgen te maken over alles wat je aandacht vraagt. In vijf stappen (verzamelen, beslissen, organiseren, reflecteren en doen) kies je welke taak je wanneer gaat uitvoeren, op basis van context, beschikbare tijd, energie en prioriteit. Daarnaast gebruikt de GTD-methode vijf ‘perspectieven’ van focus: van doelen die ver in de toekomst liggen (vervulling van waarden, levensdoel) helemaal tot aan het dagelijkse actielijstje.

Effectiever

In principe worden teams gevormd om het werk van een handvol professionals effectiever, efficiënter en doelgerichter te maken. Toch hebben veel teams juist de neiging om de productiviteit van het individu te verlagen, beaamt Allen – bijvoorbeeld in organisaties met een eindeloze vergader- en overlegcultuur. “Het was één van de voornaamste redenen om dit boek te schrijven. GTD heeft duizenden mensen geholpen om effectiever te worden, maar vervolgens keren ze terug naar een dysfunctionele omgeving, waar ze met hun vaardigheden in het defensief worden gedrongen. Collega’s komen steevast te laat voor overleg, letten niet op, schrijven niets op, houden zich niet aan afspraken…. dan wordt het moeilijk voor die enkeling om goed te functioneren. Als professionals zijn we allemaal bij talloze vergaderingen geweest waarvan het doel onduidelijk was, en waar geen harde besluiten vielen. Slechte vergaderingen leveren weer slechte e-mails op, die weer tot slechte vergaderingen leiden – dat is geen rocket science. Je kunt zo’n teamcultuur al met een paar simpele aanpassingen veranderen, waardoor teams veel meer gaan focussen op de uitkomsten en op next actions.’

Een hardnekkig probleem bij individuen of teams die effectiever en productiever willen worden is dat mensen hun hoofd gebruiken als een kantoor, aldus Allen. Ze slaan er simpelweg alles op wat ze moeten doen of onthouden. “Je hoofd is een shitty office. Het is gemaakt om ideeën te krijgen, niet om ze te bewaren – in de praktijk kun je vaak niet meer dan vier dingen tegelijk onthouden en prioriteren. Daardoor verliezen mensen ook vaak het overzicht in hun werk. Ze worden gedreven door ambient anxiety: het vage gevoel dat ze iets zouden moeten doen wat ze op dat moment niet aan het doen zijn. Dus beginnen ze vaak maar aan de taak die als laatste is binnengekomen en het meest om aandacht schreeuwt. En dat leidt natuurlijk weer tot inefficiëntie.”

Strategie veranderen

Door dat gebrek aan overzicht hebben professionals vaak het gevoel te verdrinken in het werk, aldus Allen. Ze raken verlamd doordat ze geen onderscheid meer kunnen maken tussen belangrijke en minder belangrijke zaken, of tussen wat nu moet en wat later kan. In de GTD-methode is de zogenaamde mind dump dan ook een belangrijke eerste stap. Een team (of een individu) schrijft letterlijk alles op wat om aandacht vraagt, groot of klein, dringend of niet. “Je moet al die zaken uit je hoofd halen, zodat je prioriteiten kunt stellen,” zegt Allen. “Ik heb in de loop der jaren duizenden executives gecoacht, en die hebben allemaal hun strategie en hun prioriteiten verandert na zo’n mind dump. Ik hoef die mensen heus niet te vertellen hoe die strategie eruit moet zien. Dat weten ze zelf heel goed, als ze de zaken eenmaal op een rijtje hebben. Maar als je geen compleet overzicht hebt van alle projecten en alle committments in je organisatie, zul je altijd overcommitted zijn.”

Typische GTD-stappen als overzicht creëren, prioriteiten stellen en next actions formuleren zijn in zekere zin nog een stuk gecompliceerder binnen de context van een team, denkt Allen, omdat je nu eenmaal te maken hebt met meerdere mensen. In theorie hebben die allemaal hun eigen rollen en verantwoordelijkheden, maar in de praktijk zijn de grenzen vaak niet zo scherp getrokken. Wat hoort bij jou en wat bij mij? Wie is hier verantwoordelijk voor? Veel productieve energie gaat verloren door dat gebrek aan duidelijkheid.

Aandacht

Bovendien is de context waarbinnen teams opereren wel een tikkeltje veranderd sinds het verschijnen van de originele Getting Things Done, weet ook Allen. Op afstand of hybride werken heeft een enorme opmars gemaakt, en tegelijkertijd zijn er allerlei kanalen bijgekomen die ook weer om aandacht vragen – Slack, Teams, WhatsApp, noem het maar op.

Maar juist vanwege die overload kunnen teams onder het juiste leiderschap nog steeds een enorme effectiviteitsslag maken met de principes van GTD, denkt Allen. “Leidinggevenden hoeven van mij niet charismatisch te zijn. Er zijn heel wat charismatische CEO’s opgebrand omdat ze niet met een team konden of wilden werken. Ik zie een leider of leidinggevende eerder als een goede tuinier. Die verplaatst af en toe eens wat, maar hij of zij faciliteert vooral dat de planten groeien.”

Tekst: Johan Faber voor De Academie.

Meer weten?


David Allen staat op de Masterclass Getting Things Done voor Succesvolle Teams, op 10 april 2025 in Utrecht. Bekijk het volledige programma hier >

Nieuws en achtergronden