‘Het is eng om te vragen: “Wat bedoelde je precies?”’

Hoe doorbreek je het ‘teamgedoe’? Onder andere door het stellen van goede vragen, zegt executive teamcoach Donatus Thöne. ‘Het is jammer dat mensen vaak denken dat ze het wel weten, en dus niets meer hoeven te vragen.’

Vragen doen ertoe. En zelfs woorden in vragen doen er toe. Ooit wees columnist Nico Scheepmaker er al op dat je een onschuldig woordje als ‘zo’ op talloze manieren kunt gebruiken of benadrukken. Afhankelijk van de context, kan de betekenis van een vraag met ‘zo’ dan ook volstrekt anders zijn. “Zo, ben je alweer te laat?” is een verkapt verwijt, “is het alweer zo laat?” een berustende constatering, en ga zo (!) maar door.

Subtiele verschillen

Ook in een zakelijke context kan één enkel woord een wereld van verschil maken, weet Donatus Thöne, internationaal executive teamcoach en leiderschapsdocent bij TIAS. En daarom is het voor met name leidinggevenden ook zo belangrijk dat ze op hun woorden letten – letterlijk. “Vaak begin ik mijn presentaties met een praktische opdracht aan de zaal,” zegt Thöne. “Luister nu eens naar een aantal vragen die je vaak stelt aan medewerkers. Wat hoor je? Want elk woordje in elke zin brengt iets anders op gang in de hersenen van de ander. Subtiele verschillen in woordkeus en klemtoon kunnen de betekenis en de intentie van een vraag enorm veranderen.”

Dit betekent natuurlijk dat je als vragensteller een zekere macht hebt. Jij bepaalt met jouw vraag waarover je de ander laat nadenken. Met die wetenschap in het achterhoofd kun je, door vragen op een bepaalde manier te stellen of in te kleden, het soort antwoorden krijgen dat jij graag wilt horen. En daarom moet een leidinggevende zich ook altijd bewust zijn van de kwaliteit van zijn vragen, aldus Thöne. “Als je vraagt: hoe gaat het met je? is het antwoord altijd ‘goed’. Maar als je vraagt: hoe gaat het écht met je? wordt de dynamiek van een gesprek door de toevoeging van één enkel woord opeens heel anders. Als je dat eenmaal doorhebt, kun je met woorden gaan spelen, zodat de impact van je vragen steeds beter wordt.”

Oprechte vragen

Goede, impactvolle vragen kunnen niet alleen een gesprek op gang brengen, denkt Thöne. Ze kunnen ook een vastgelopen team weer vlottrekken. Oprechte vragen lokken oprechte antwoorden uit, waardoor mensen weer naar elkaar gaan luisteren, en niet in de verwijt- of klaagstand blijven hangen. Vragen brengen de dialoog weer op gang, en helpen medewerkers om hun kracht optimaal te benutten. Maar vragen kunnen ook alles verknallen. Het gaat om die goede vraag op het juiste moment.

Een leidinggevende heeft in dat opzicht een bijna oneindig aantal technieken voorhanden. Thöne: “Als iemand bijvoorbeeld vaak te laat komt, kun je natuurlijk vragen: ‘Waarom ben te laat?’ Maar wat bereik je daarmee? Je doel is uiteindelijk dat iemand op tijd gaat komen, en dan is een waaromvraag niet helpend. Je kunt in zo’n geval beter vragen: ‘Hoe gaan we ervoor zorgen dat jij voortaan op tijd komt?’ Soms kan het zelfs heel nuttig zijn om een vraag te stellen zonder daadwerkelijk iets concreets te vragen. ‘Dus?’; ‘en toen?’; ‘en wat nog meer?’ – dat zijn allemaal manieren om iemand te laten nadenken over zijn of haar handelen.”

Kennis en ervaring

Maar goede vragen stellen is niet altijd makkelijk. Het lijkt zelfs steeds moeilijker te worden naarmate we meer kennis en ervaring hebben. “Kinderen vragen nog: waarom zijn de bananen krom?” zegt Thöne. “Maar volwassenen durven vaak geen vragen meer te stellen. Ze denken dat ze geacht worden iets te weten, of ze zijn bang om dom gevonden te worden. Of ze denken natuurlijk écht dat ze het al weten, en dus niets meer hoeven te vragen. En dat is jammer, want hoe meer kennis we hebben, hoe meer we ons er van bewust zijn hoe weinig we eigenlijk weten. Met andere woorden: als we veel weten zouden we eigenlijk juist nog veel méér vragen moeten stellen.”

Nu is het voor een buitenstaander als Thöne relatief gemakkelijk om de juiste vragen te stellen en de onderlinge communicatie binnen een team weer op gang te brengen. Hij hoeft geen reputatie hoog te houden binnen de organisatie, hij kan vragen wat hij wil zonder dat het consequenties heeft voor zijn positie binnen het team. Maar uiteindelijk is het wel de bedoeling dat de teamleden ook elkaar gaan bevragen, benadrukt Thöne. Want dat gebeurt helaas nog veel te weinig, vreemd genoeg met name in de hoogste regionen van een organisatie. “Bij Raden van Bestuur van grote ondernemingen valt het me altijd weer op dat ze zo slecht communiceren. Ze weten vaak niet waar de ander mee bezig is, maar ze stellen ook geen vragen, want als je zo hoog in de boom zit is het natuurlijk eng om te vragen: ‘Wat bedoel je precies? Ik heb het niet begrepen.’”

Teamdynamiek

Observeren, goed luisteren en vragen stellen zijn basale vaardigheden, die cruciaal zijn voor een gezonde teamdynamiek, meent Thöne. Het goede nieuws is dat iedereen dat oprecht nieuwsgierige kind in zichzelf kan (her)ontdekken. Of je nu lid bent van een Raad van Bestuur of deel uitmaakt van een team verpleegkundigen, vragen stellen kun je leren, en moet je ook leren als je op een constructieve manier wilt samenwerken.

Met name bij managers helpt het bijvoorbeeld al enorm om een lijst van standaardvragen op te stellen, het soort algemene vragen dat je altijd kunt stellen. “Als je die gewoon uit je hoofd leert, gaat je luistervermogen in een gesprek enorm omhoog, omdat je niet telkens hoeft na te denken over de volgende vraag,” zegt Thöne. “Op die manier maak je het jezelf makkelijk, en is de drempel om een vraag te stellen ook minder hoog. Vragen stellen is dan een automatisme.”

De angst om voor joker te staan met een ‘domme’ vraag is zeker voor leidinggevenden natuurlijk niet helemaal ongegrond, beaamt Thöne. “Als je wilt meedoen aan de top kun je het je niet veroorloven om te vaak de bal te missen. Maar dat betekent niet dat je maar beter helemaal geen vragen kunt stellen, zoals sommige mensen denken. Liever te vaak een ‘domme’ vraag dan een foute aanname. Want zij die vergeten te vragen, vragen om vergeten te worden.”

Tekst: Johan Faber voor De Academie.

Donatus Thöne is spreker tijdens de masterclass Meesterlijk vragen stellen. Bekijk de actuele startdata.

Nieuws en achtergronden