Hoe je met oprechte vragen een zwijgcultuur doorbreekt

Hoe maak je het ‘ongezegde’ bespreekbaar in een team of een organisatie? Met open, oprechte vragen kun je als leidinggevende de verbinding aangaan, zegt veranderkundige Willem van Leeuwen. ‘Het gaat mij niet om de formulering maar om de mindset erachter.’

Het is in wezen een simpel, biologisch gegeven: mensen zijn geprogrammeerd op aandacht. Dat betekent (onder andere) dat ze een zekere erkenning voelen als je een vraag stelt. Een vraag betekent ‘interesse’, interesse is aangenaam, en dus krijg je meestal antwoord. Een dialoog komt op gang en bijna als vanzelf ontstaat die veelgeroemde ‘verbinding’, waar veel teams en organisaties zo naar op zoek zijn.

Intentie

Natuurlijk bestaan er ook ‘foute’ vragen, beaamt veranderkundige Willem van Leeuwen (tevens podcastmaker bij Managementboek). Op één staat misschien de vijandige vraag die mensen meteen in een hoek drijft, en vragen van het type ‘vind je ook niet dat die en die collega zich achterbaks gedraagt?’ zijn in de meeste gevallen eveneens een no-go. Maar eigenlijk is de techniek van het vragen stellen ondergeschikt aan de intentie, denkt Van Leeuwen. “Het gaat mij niet om de precieze formulering maar om de mindset erachter. Nieuwsgierig zijn heeft vaak een wat negatieve connotatie, omdat mensen het associëren met ‘te veel’ willen weten. Maar ik denk juist dat ‘intense nieuwsgierigheid’ heel behulpzaam is voor een leidinggevende die met zijn mensen in gesprek wil. Zo’n grondhouding kleurt de vragen op een positieve manier.”

Nu mogen we aannemen dat ook een leidinggevende niet overal even intens nieuwsgierig naar is. Maar het gaat bij deze vorm van nieuwsgierigheid niet om persoonlijke voorkeuren, maar om een bewuste keuze, aldus Van Leeuwen. “Je kunt jezelf programmeren om op een open manier een gesprek in te gaan zonder allerlei aannames of oordelen over die ander. Bedenk dat je als leidinggevende een professioneel doel hebt: je wilt je mensen mobiliseren, je wilt dat ze iets gaan doen en dat ze dat zo zelfstandig mogelijk gaan doen. Om dat te bereiken moet je ze vertrouwen geven. Dat doe je niet door te zeggen: ik heb hier een taak en dat moet je zo en zo gaan doen. Dat doe je door vragen te stellen met een oprecht nieuwsgierige intentie. Hoe denk jij dit te gaan doen? Wat heb je daar voor nodig?”

Dialoog

Om die open gesprekscultuur te bereiken, is het heel belangrijk dat je je als leidinggevende bewust bent van je eigen perspectief. “Mensen beoordelen voortdurend het gedrag van anderen,” zegt Van Leeuwen. “Als dat gedrag ons niet bevalt, hebben we vaak de neiging om die ander slechte karaktereigenschappen of ‘foute’ motieven toe te schrijven. Dan staat je gesprekspartner al bij voorbaat op achterstand, en is het lastig om nog een vruchtbare dialoog te voeren. Elk antwoord dat je krijgt zul je inkleuren vanuit jouw oordeel.”

Maar veel organisaties hebben een nog veel groter probleem dan vooringenomen leidinggevenden, denkt Van Leeuwen: er wordt überhaupt niet gesproken met elkaar. “Vragen stellen is met name spannend in organisaties waar een zwijgcultuur is ontstaan. Het ‘ongezegde’ speelt daar een grote rol. Iedereen voelt wel aan wat de issues zijn, maar dat wordt niet uitgesproken en ook niet bevraagd. Neem het voorbeeld van een team van acht mensen, van wie er twee niet goed functioneren. Altijd te laat, niet goed voorbereid, noem maar op. Iedereen vindt daar wat van, maar niemand spreekt ze er op aan en de leidinggevende vindt het ook lastig om in te grijpen. Als dat te lang duurt, heeft iedereen al zijn defensieve stelling betrokken op het moment dat je eindelijk in gesprek gaat. Probeer dan nog maar eens een open vraag te stellen.”

Speelveld

Hoe kun je dergelijke ‘vastlopers’ voorkomen? Ouders met opgroeiende kinderen kunnen het misschien wel raden: het begint met grenzen stellen. “We zijn misschien een beetje doorgeschoten met die mode van ‘dienend leiderschap’,” zegt Van Leeuwen. “Ik zie in mijn praktijk als coach en organisatieadviseur veel leidinggevenden die te lief en te aardig zijn. Ze willen eigenlijk niet boven maar ín het team staan. Maar als leidinggevende is het ook je taak om duidelijk te zijn: dit is het speelveld, dit zijn de kaders. Als mensen daar overheen gaan, moet je ze aanspreken. Maar je zou ze vervolgens ook moeten bevragen vanuit oprechte nieuwsgierigheid: wat maakt dat jij dit gedrag vertoont?”

Het is daarbij belangrijk om van je hart geen moordkuil te maken, waarschuwt Van Leeuwen. “Als je eerlijkheid verwacht van een medewerker, moet je zelf ook eerlijk zijn. Je kunt gewoon zeggen: ik baal ervan dat je altijd te laat bent op de teamvergadering. Als je ruimte maakt voor die gevoelens, kun je vervolgens ook op een open manier vragen naar de oorzaak van dat gedrag.”

Rolmodel

In een ideale wereld hebben teams en organisaties een vanzelfsprekende ‘aanspreekcultuur’, waarin medewerkers ook elkaar durven te bevragen. Maar we onderschatten vaak hoe bepalend de leidinggevende daarbij is als rolmodel. Vraagt hij of zij niet, dan zal de rest ook zijn mond houden en ontstaat die eerder genoemde zwijgcultuur. “Ik heb veel voor de politie gewerkt, en daar was het in feite not done om een collega kritisch te bevragen. Na lang praten kwam de aap uit de mouw: ze moesten de volgende dag de straat weer op met diezelfde collega. Met andere woorden: ze waren van elkaar afhankelijk voor hun veiligheid, en daarom gingen ze het elkaar niet moeilijk maken met lastige vragen.”

Dat is op zichzelf een logische gedachtegang, zegt Van Leeuwen. Maar dat soort ongeschreven regels moet je volgens hem wel boven tafel halen en bespreken. Dan begrijp je beter waarom je je als team op een bepaalde manier gedraagt, en wordt het ook makkelijker om nieuwe principes af te spreken. Bijvoorbeeld: als ik jou een kritische vraag stel betekent dat niet dat ik jou niet aardig vind of niet met jou wil werken. “Uiteindelijk wil je als leidinggevende dat een team ‘volwassen’ wordt,” zegt Van Leeuwen. “Dat betekent dat medewerkers elkaar vragen kunnen stellen, zónder ze daar later op afgerekend worden.”

Tekst: Johan Faber voor De Academie.

Meer weten?
Willem van Leeuwen is spreker tijdens de masterclass Meesterlijk vragen stellen. Bekijk de actuele startdata.

Nieuws en achtergronden