Is het ingewikkeld of maken we het ingewikkeld?

Is het ingewikkeld of maken we het ingewikkeld? Iedere manager en bestuurder kent het wel: een project lijkt altijd eenvoudig, begint voortvarend, maar ongemerkt gaat de energie eruit en ontstaat er gedoe. Organisatie- en projectadviseur Jan-Peter Bogers laat in de masterclass De kracht van versimpelen: van gedoe naar impact hoe je van idee tot actie komt. En dat begint met de vraag: kan het simpeler?

Het is een bekend scenario. Er is een goed en inspirerend idee om bepaalde veranderingen in de organisatie te bewerkstelligen. Iedereen is enthousiast en gaat aan de slag. En opeens stagneert het, lijkt alles ingewikkeld en niets meer te lukken. Organisatieadviseur Jan-Peter Bogers stelt in dit soort situaties vijf kernvragen: ‘Uiteraard moet je je afvragen wie en wat je écht nodig hebt. Alleen is dat vaak anders dan wat we denken nodig te hebben, vandaar de nadruk op het woordje écht. Bovendien vragen we ons zelden af wat we (nog) niet nodig hebben. Daar zit onder meer de crux van versimpelen.’

Gedoe

Een ander onderdeel van versimpelen is het onderkennen van zes gedoefactoren, waaronder geld, tijd en regels. ‘En natuurlijk mensen’, vervolgt Bogers, ‘mensen met verschillende meningen, visies, tunnelvisies, stokpaardjes, valkuilen en belangen. Het kan allemaal nuttig zijn, erkent hij. ‘Maar het kan ook zijn dat ze het project tegenwerken en dat hoofd- en bijzaken door elkaar gaan lopen. En dan verlies je het zicht op: waarom doen we dit ook alweer? En dan kunnen er verkeerde beslissingen worden genomen. Het gaat langer duren, de flow gaat eruit en medewerkers hebben er minder zin in.’

De directeur en de portier

In zijn boek Versimpelen beschrijft Bogers methoden om met dat gedoe om te gaan. Inclusief een toolbox met 45 praktische technieken met vaak speelse namen als De directeur en de portier, De 7 torren en Putjes en motortjes. Hij geeft een concreet voorbeeld. ‘Ga eens na welke mensen nou echt een mening moeten hebben over het project. Misschien zijn dat inhoudelijke deskundigen of beslissers. Het kan ook zijn dat bepaalde mensen in de verkeerde fase bij het project betrokken worden. Zo heb je tijdens het creatieve proces meestal geen kritische denkers nodig. Maar in een latere fase kunnen ze wellicht wel een nuttige bijdrage leveren.’

Buiten de lijntjes denken

Verder hebben organisaties allemaal geschreven en ongeschreven regels. Bogers: ‘Iedereen kent ze wel, de uitspraken “Zo doen we dit nou eenmaal hier.” Of juist: “Zo doen we dat hier nooit.” Soms zijn die regels of cultuur helpend, maar soms is het handig om even buiten de lijntjes te kleuren. Daar gaat de tool Toestemming of vergiffenis over. Maar je moet het wel altijd kunnen verantwoorden!’

Concrete voorbeelden

In de interactieve masterclass zal Bogers toelichten hoe je energievreters in projecten herkent en complexiteit overzichtelijker maakt. De deelnemers gaan ook zelf aan de slag met opdrachten en maken een Mini Plan van Aanpak. ‘Ik hoop dat de deelnemers de mindset achter versimpelen meenemen en meteen de volgende dag kunnen toepassen’, besluit Bogers. ‘Uiteindelijk is het doel van versimpelen niet per se dat het simpeler wordt. Maar dat een plan of een project makkelijker haalbaar en uitvoerbaar wordt.’

Tekst: De Academie.

Meer weten?
Jan-Peter Bogers is spreker tijdens de masterclass De kracht van versimpelen. Bekijk de actuele startdata.

Nieuws en achtergronden