Jaarcongres Zelforganisatie

Wat kunnen we leren van de fouten, successen en dilemma’s van koplopers en hoe leren we versneld van processen die in de coronacrisis plaatsvonden?

Net als bij steeds meer organisaties in de zorg werd anderhalf jaar geleden ook bij thuiszorgorganisatie HilverZorg zelfsturing als mislukt verklaard en zijn de managers weer terug van weggeweest. Wat ging er mis? Welke keuzes maakte HilverZorg en wat is ervoor in de plaats gekomen?

André Brand laat zien welke nieuw type leiderschap er bij HilverZorg voor zorgt dat medewerkers weer opbloeien, dat ze eigen verantwoordelijkheid ontwikkelen en dat ze autonoom en met meer plezier met de klant bezig zijn. En wat ziet hij nu gebeuren in crisistijd?

Zorgcentra De Betuwe nam in 2015 afscheid van alle managers en gaf haar teams het stuur zelf in handen. Ingegeven door de wens om volgens de Rijnlandse principes te gaan werken leidde deze maatregel in zes jaar tijd tot meer werkgeluk en betere kwaliteit van zorg. Ook nu met alle topdown opgelegde coronamaatregelen van buitenaf, blijft de organisatie daarom trouw aan deze werkwijze.

Hoe draagt de Rijnlandse manier van werken bij aan de veerkracht van teams en medewerkers en het omgaan met een soms sterk gevoel van machteloosheid in de coronacrisis? Wat zijn de valkuilen? En welke les leert Ruth Maas als leider als het gaat om verbinding zoeken met haar medewerkers in een wereld die compleet veranderd is?

Vraaggesprek met Ruth Maas, bestuursvoorzitter en Rijnlander van het jaar, Urselien de Ridder, assistent vakgroep fysiotherapie en Monique Steehouwer, verpleegkundige en praktijkopleider, Zorgcentra De Betuwe.

Sinds de medewerkers van de Gemeente Bodegraven-Reeuwijk ‘zelforganiserend samenwerken’ willen ze nooit meer terug naar hoe het was. Medewerkers wachten niet meer af totdat ze alle spelregels bij een probleem kennen. In plaats daarvan gaan zij zelf het gesprek aan met inwoners of ondernemers en voelen ze geen hiërarchische belemmeringen om met collega’s samen te werken aan een oplossing.

Toch ziet gemeentesecretaris Johan de Jager om zich heen soms nog oude patronen van controle en sturing van boven terugkeren. Waarom komen deze patronen terug, waar gaat het mis? En hoe stimuleert u medewerkers en managers het ingewikkelde systeemdenken van vroeger daadwerkelijk meer los te gaan laten?

Welke onbewuste aannames, wellicht zelfs belemmeringen, leven er eigenlijk bij u als het om zelforganisatie, eigenaarschap en leiderschap gaat? Ervaringsdeskundige Alexander Berkhoff begeleidt organisaties naar zelforganisatie,of waardengedreven organiseren, zoals hij het noemt. Als geen ander kan hij smeuïg en met relativering vertellen over het gedoe dat we organiseren noemen. Met concrete praktijkvoorbeelden gaat Alexander in op het verschil tussen zelfsturing en zelforganisatie, de dilemma’s waar u als leider zoal voor kunt komen te staan en geeft hij handvatten om het zelforganiserend vermogen binnen uzelf, uw teams en organisatie te activeren. Alexander reflecteert op de praktijkverhalen van de ochtend en laat u nadenken over uw eigen aannames over succesvol organiseren.

Zelforganisatie zorgt er bij welzijnsorganisatie MeerWaarde voor dat medewerkers beter in staat zijn flexibel in te spelen op actuele ontwikkelingen en de ernstige gevolgen van COVID-19 en de coronamaatregelen. Vaak is het doel van zelforganisatie wel duidelijk, maar de weg ernaartoe gaat soms nog met vallen en opstaan. En dan blijkt dat zelforganisatie een proces van de lange adem is, waarin je het doel, proces, teamsamenwerking en motivatie constant levend moet houden.

Volgens manager strategie en innovatie Monique Kuik is het leren, ontwikkelen en verrijken door te doen, ervaren, vol te houden, te reflecteren en lef te hebben van essentieel belang om zelforganisatie te laten slagen. Hoe kunt u teams hierin het beste faciliteren? Wat is de rol en het belang van teamcoaches bij het toewerken naar zelforganisatie? Welke nieuwe stijl van leidinggeven draagt bij aan teamsamenwerking? En welke prikkelende vragen helpen u om teams doel- en resultaatgerichter te maken?

Zelforganisatie en meer autonomie bij de medewerker zorgt vaak voor polarisatie met zowel voor- als tegenstanders in alle lagen van een organisatie. Klaas Ariaans stond bij ABN-AMRO aan de basis van de omschakeling naar zowel beeldbankieren als naar zelforganisatie. Twee grote vernieuwingen die beide veel weerstand opriepen, vergelijkbaar met bijvoorbeeld digitale zorg of onderwijs op afstand.

Toch heeft Klaas een arsenaal aan mogelijkheden die je als leider in kunt zetten om op effectieve wijze om te gaan met weerstand. Naast deze mogelijkheden deelt hij de oncomfortabele situaties van online leiderschap, lastige organisatiekeuzes en belangrijkste tips om de neuzen in een hiërarchische omgeving dezelfde kant op te krijgen.

Vanuit een baanbrekende zorgvisie binnen de Zorgadministratie van het Erasmus MC stelden de mensen van deze afdeling zich drie jaar geleden een aantal belangrijke doelen: het ziekteverzuim terugdringen, de werkdruk beheersbaar maken en een hogere medewerkerstevredenheid realiseren. Ook stelden zij zich de simpele vraag: Hoe houden we onze partners tevreden en waar worden onze patiënten blij van? Zij besloten hun traditionele werkwijzen ingrijpend te wijzigen, hun processen anders in te richten en de hokjesgeest, nl. het niet altijd (kunnen) overzien van het belang van de gehele organisatie, te doorbreken.

Manager Zorgadministratie Ellemarieke Compier en innovatiemanager Niels Hubert leggen uit hoe het innovatief vermogen van hun afdeling in deze drie jaar dankzij zelforganisatie werd versterkt. Zij laten zien hoe het resultaat, een geavanceerd inschrijfplein, nu leidt tot tevreden patiënten en een betere samenwerking tussen afdelingen. Tot slot vertellen zij ook eerlijk wat zij zeker anders hadden gedaan met de wetenschap van nu.

Hoe vertaalt u de geleerde lessen naar uw eigen praktijk? En wat gaat u anders doen in de fase waar u zich in bevindt? Kjell en Alexander reflecteren op de praktijkverhalen van de middag en laat u nadenken over uw eigen aannames over succesvol organiseren.