‘De oplossing voor veel samenwerkingsproblemen ligt in het besef dat je één groep vormt’

Grote organisaties passen in feite niet bij de aard van de mens, zegt gedragsbioloog Patrick van Veen. Om beter samen te werken moeten we het meer hebben over gedragsregels en rituelen, en minder over processen. ‘Het is voor medewerkers vaak heel makkelijk om zich te isoleren van de rest.’

Om écht te begrijpen hoe we binnen teams beter kunnen samenwerken, en hoe we bijvoorbeeld om moeten gaan met conflicten, moeten we de film van de mensheid een heel eind terugspoelen. Toen jager-verzamelaars honderdduizenden jaren geleden in kleine groepen over de savanne trokken waren alledaagse zaken als familieleven, leidinggeven, samenwerken, opgroeien, een partner vinden, leren en conflicten oplossen allemaal deel van één en dezelfde, overzichtelijke structuur. Iedereen kende iedereen, en de verschillende rollen binnen de groep waren op natuurlijke wijze verdeeld – een beetje zoals bijvoorbeeld groepen chimpansees nog altijd zijn georganiseerd.

Onnatuurlijk

Het probleem is dat ‘we’ sinds die tijd in biologische en sociale zin niet veel verder zijn geëvolueerd, zegt gedragsbioloog Patrick van Veen. Je zou het misschien niet zeggen als je onze huidige levensstijl afzet tegen die van prehistorische, nomadische stammen, maar de huidige maatschappij, en met name de moderne werkvloer, past eigenlijk niet bij de aard van homo sapiens. “De manier waarop we ons werk hebben ingericht, is in wezen volstrekt onnatuurlijk,” zegt Van Veen, die de manier waarop apen samenleven vaak als voorbeeld stelt (zijn trainingsbureau heet Apemanagement). “Moderne organisaties zijn vaak véél te groot en te ingewikkeld geworden, waardoor we alles moeten vastleggen in processen en procedures. Mensen werken door die complexe structuur in relatieve anonimiteit. Vaak kennen ze elkaar niet eens of werken ze op grote afstand van elkaar, en daardoor gaat het vaak verkeerd in de communicatie en de samenwerking.”

In dat opzicht verschillen we niet zoveel van de chimpansees, aldus Van Veen. “Door ons oerbrein zijn we nu eenmaal eerder geneigd om samen te werken met iemand die we goed kennen dan met iemand die we zelden daadwerkelijk ontmoeten. Je zult ook veel eerder nadenken over de impact van jouw handelen op een collega die dagelijks in je nabijheid is. Maar in die grote organisaties is het vaak heel moeilijk voor medewerkers om hun taken en verantwoordelijkheden op natuurlijke wijze met elkaar af te stemmen.”

Hiërarchie

Neem bijvoorbeeld de wijze waarop de hiërarchie binnen een organisatie wordt bepaald. De werkvloer heeft doorgaans nul inspraak bij de komst van een nieuwe leidinggevende – die wordt meestal simpelweg van bovenaf benoemd. “Dat gaat lijnrecht tegen onze natuur in,” aldus Van Veen. “Bij apen, maar ook bij oervolken, verloopt zo’n proces veel democratischer – daar bepaalt de groep meestal wie de leider wordt.”

Een van de gevolgen van die scheve verhoudingen is dat je volgens Van Veen in veel organisaties ‘incompetent leiderschap’ aantreft. “Veel leidinggevenden zijn op zichzelf misschien wel bekwaam, maar ze zitten zogezegd op de verkeerde plek, omdat de groep of de specifieke omstandigheden om een ander soort leiderschap vragen. Toch blijven die mensen vaak heel lang op een positie zitten waar ze eigenlijk niet geschikt voor zijn. Dat zou in de natuur nóóit gebeuren.”

Gedragsregels

Een niet onbelangrijk verschil met chimpansees: mensen kunnen praten. En wat doen medewerkers in organisaties als er problemen ontstaan in de samenwerking? Precies! “Maar wát we bespreken blijft vaak beperkt tot de ‘veilige’ onderwerpen,” aldus Van Veen. “Het gaat over structuren, processen, procedures, en misschien ook over de middelen die we ter beschikking hebben. Maar praten over gedragsregels en rituelen vinden we al snel ingewikkeld, terwijl die veel belangrijker zijn. Hoe gaan we met elkaar om? Wat zijn onze ongeschreven regels en wat is de functie daarvan? Welke rituelen vieren we samen, hoe begroeten wij elkaar? Al die elementen zijn cruciaal voor een goede samenwerking.”

In zijn trainingen wil Van Veen leidinggevenden bewust maken van de ‘oer-mechanismes’ die ons gedrag voor een belangrijk deel sturen – of we nu willen of niet. Maar tegelijkertijd wil hij ze ook laten reflecteren op leiderschap zelf. “Leiderschap is beperkt houdbaar, omdat de omstandigheden voortdurend veranderen. Daarom moet je jezelf altijd blijven afvragen: ben ik nog de persoon die deze groep nodig heeft? Kan ik me aanpassen aan een veranderende buitenwereld, of vraagt de organisatie om een andere leiderschapsstijl?”

Gelijkwaardig

Tegelijkertijd benadrukt Van Veen dat een goede leidinggevende niet als een generaal boven de troepen staat, maar gewoon onderdeel is van de groep – net als in de natuur. “Ook al ben je bestuursvoorzitter van een groot ziekenhuis, je bent in dat opzicht volledig gelijkwaardig aan een willekeurige verpleegkundige op de afdeling. Sommige leiders staan daar niet eens bij stil, maar de oplossing voor veel problemen in de samenwerking ligt in het besef dat je samen één groep vormt. Daarom zou het ook heel gezond zijn als een leidinggevende na verloop van tijd weer een andere rol binnen die groep oppakt. Ja, je mag leidinggeven aan een team, maar dat leiderschap is niet onvoorwaardelijk. Als de uitdaging verandert, kun je misschien beter iets anders gaan doen binnen de groep. Maar mensen vergeten vaak dat dat ‘een stapje terug doen’ óók een optie is.”

Door de omvang en de complexiteit van moderne organisaties zijn we dat groepsgevoel een beetje kwijtgeraakt, denkt Van Veen. “Het is voor veel medewerkers van grote organisaties heel makkelijk om zich te isoleren van de rest. In een grote, anonieme structuur kun je bijvoorbeeld veel makkelijker verantwoordelijkheden afschuiven: laat die en die het maar opknappen. Of je kunt bijvoorbeeld een paar dagen per week gaan thuiswerken, om je te onttrekken aan de sociale dynamiek. Als je het ze vraagt, zullen veel medewerkers zeggen dat ze vooral ‘zichzelf’ willen zijn op de werkvloer. Maar de kern van een veilige sociale structuur is nu juist dat je jezelf aan de kant zet.”

Sociale harmonie

We zouden, kortom, meer moeten en kunnen doen om dat groepsgevoel weer glans te geven. Met rituelen, met gedragsregels, met een hernieuwd besef dat je het samen doet. “Chimpansees beseffen heel goed dat ze om te overleven volledig afhankelijk zijn van elkaar,” zegt Van Veen. “Daarom besteden ze ook zoveel aandacht aan de sociale harmonie. Het is cruciaal voor goede samenwerking, en ieder groepslid neemt daarin ook zijn verantwoordelijkheid. Daar kunnen veel teams een voorbeeld aan nemen.”

Tekst: Johan Faber voor De Academie.

Meer weten?
Patrick van Veen zal spreken op de masterclass Teamdynamiek. Bekijk de actuele startdata.

Nieuws en achtergronden